Una de las actividades que más nos va a ayudar en nuestra búsqueda de la mejor organización en nuestras vidas es el manejo de una agenda. Con una agenda puedes tener a la mano TODO lo referente a tu vida y a tus actividades.
La mejor manera de lograr nuestras metas es organizar nuestros pendientes y ayudarnos de la agenda para llevarlos a cabo. El manejo más efectivo de tu tiempo y del calendario te asegurarán el éxito de todos tus proyectos.
Una agenda nos da la posibilidad de:
- Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.
- Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al respecto de ellas.
- No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario, cumpleaños o evento.
- Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus preferencias.
- Manejar los gastos y los pagos pendientes.
- Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.
- Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al organizarnos.
Una agenda puede guardar para nosotros parte de la información que debemos tener a la mano, pero no necesariamente en la memoria. Ocupemos nuestra memoria para cosas más importantes. El mejor ayudante con el que puedes contar en el momento en el que tengas alguna actividad, proyecto o evento a desarrollar, es tu agenda. Y los pasos que puedes seguir para aprender a organizar tu agenda son los siguientes:
1. Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de detalles. Dibujar un mapa mental puede ser lo más recomendable, para lograr una visión más clara del total del proyecto y lograr mayor productividad. (Utiliza el link que te llevará a una explicación breve de lo que es un mapa mental) ¿Qué necesitas hacer? ¿Cómo lo vas a hacer? ¿A quienes vas a reclutar y de quienes requerirás información?¿Qué cosas necesitas? Todo lo que tu proyecto requiere para llevarse a cabo en el momento planeado, absolutamente todo.
mapas mentales
2. Desglósalo el proyecto en tareas pequeñas que puedan ser realizadas independientemente y que incluso puedas delegar de ser posible.
3. Ordénalas las tareas jerárquicamente y calcula los tiempos necesarios para cada una de ellas.
4. Anóta en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3 días de trabajo, por ejemplo, en el cuarto día anota la segunda tarea, y así sucesivamente.
5. Dedícate por entero, en los momentos que tengas destinados para este proyecto a la tarea número uno de tu lista. Si logras terminarla antes de los días que tenías planeados, habrás ganado tiempo parab lo que sigue.
6. Calcula tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del tiempo en el que es requerido, para que puedas revisar calmadamente, si todo ha sido concluido como lo planeaste. En caso de alguna omisión o problema, tendrás todavía tiempo para solucionarlo.
7. No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas planeado conseguir algo y se te presente la oportunidad de obtenerlo antes de tiempo, en tal caso no lo dejes pasar, soluciónalo de una vez!
8. En caso de poder delegar alguna de las tareas, ahorrarás tiempo en conseguir tu objetivo. Sigue el mismo orden de jerarquía de tu lista al delegar tareas.
9. Lleva tu agenda siempre contigoy apunta en ella todas las ideas que surjan, todo lo que recuerdes que no habías anotado en tu planeación. Cuando vas manejando se te vienen a la mente muchas cosas, yo te recomiendo que lleves siempre una grabadora de mensajes que te permitirá captar esa idea que le puedes añadir a tu proyecto, y llegando a tu oficina o al hogar, la anotarás en tu agenda y en tu lista.
10. Revisa contínuamente tu mapa mental y tu lista de tareas, para atacar todos los puntos hasta el último detalle.
Tu proyecto quedará tan completo y tú tan satisfecho que a partir de ese momento, estos serán los pasos que realizarás para cualquier actividad que debas desarrollar. Si deseas aprender cómo lograr organizar tus pendientes en la agenda, toma nuestro taller, abajo encontrarás más información al respecto.
Fuente: Maca Hernandez (OrganízateYa!)
